REFRENSI JURNAL UMUM AKUNTANSI

Oleh Feri angriawan

Penggunaan jurnal umum tak bisa dilepaskan dari aplikasi ilmu akuntansi, karena jurnal umum merupakan suatu media untuk mencatat transaksi harian yang terjadi akibat aktifitas bisnis perusahaan atau organisasi setiap hari, penggunan jurnal umum begitu sering dilakukan seiring dengan banyaknya kejadian transaksi yang terjadi, dalam pembukuan akuntansi manual bisa dikatakan bahwa pencatatan jurnal merupakan ”book of original entry” atau pencatatan pembukuan akuntansi pertama, oleh sebab itu begitu pentingnya penjurnalan dalam aplikasi ilmu akuntansi terlebih lagi bagi para pembelajar akuntansi pemula untuk memahami konsep dari siklus akuntansi secara utuh dimana peranan jurnal sangatlah dominan. Refrensi jurnal umum disajikan supaya menciptakan semacam anchor dan dapat membantu para pembelajar akuntansi pemula untuk mengkonversi bahasa transaksi dari bukti-bukti transaksi ke dalam bentuk format jurnal umum dan memahami aturan penulisannya secara benar untuk kemudian bisa diterapkan pada berbagai kasus transksaksi yang berbeda namun memilik pola yang tetap sama.

.

I PENDAHULUAN

Mendengar istilah jurnal mungkin sudah tak asing lagi terdengar ditelinga kita, seperti dulu pun pernah ada sebuah tayangan di TVRI dengan nama Jurnal Olah raga, atau ada sebuah surat kabar ternama di asia yang berkantor pusat di singapura dengan nama Asian Journal street, namun istilah jurnal dikalangan sebagian orang tertentu seperti para pelajar dan mahasiswa umumnya masih dikenal dan seolah identik sebagai istilah dalam akuntansi saja, persepsi itu tidak salah secara mutlak karena istilah jurnal sudah sangat melekat dengan akuntansi dan seolah sulit dilepaskan, namun jika kita ingin menelaah lebih lanjut lagi maka kita mesti menelusuri dahulu akar arti kata itu sebenarnya. Untuk menelaah suatu materi ilmiyyah, maka haruslah kita ketahui konteks arti kata tersebut baik secara bahasa maupun arti secara istilah, hal ini dilakukan semata-mata agar kita tidak bias dalam mengambil suatu kesimpulan sehingga obyektivitas permasalahan akan tepat sesuai dengan kebutuhan ilmiyahnya. Satu-persatu akan kita bahas disini, jurnal secara bahasa menurut kamus besar bahasa Indonesia adalah (buku) catatan harian sedangkan jurnal dalam pengertian istilah yang lebih luas menurut kamus besar bahasa Indonesia ialah surat kabar harian atau bisa juga majalah yang khusus memuat artikel disatu bidang ilmu tertentu, namun jurnal dalam konteks istilah akuntansi ialah formulir khusus yang digunakan untuk mencatat secara sistematis dan kronologis transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan menurut nama perkiraan dan jumlah yang harus didebit dan di kredit. Jurnal merupakan catatan transaksi finansial yang pertama dalam pembukuan akuntansi manual, karena itu disebut juga sebagai catatan yang asli (book of original entry). Sedang secara tektual menurut kamus besar bahasa Indonesia, jurnal ialah dog buku yang dipakai untuk mencatat transaksi berdasarkan urutan waktu. Bagi sebagian pelajar akuntansi pemula, jurnal terkadang menjadi momok tersendiri bagi mereka karena dianggap sulit untu dipahami atau bisa dipahami namun masih gagap dalam pengerjaannya karena belum terbiasa. Kompleksitas kendala menjurnal biasanya terjadi pada saat akan memindahkan data dari dokumen transaksi ke dalam format atau bahasa jurnal dimana disitu harus ada penentuan rekening-rekening mana saja yang terlibat dalam kejadian transaksi tersebut, kemudian penentuan rekening mana yang mesti didebit maupun dikredit, mana rekening yang bertambah dan mana rekening yang berkurang serta berbagai masalah kalkulasinya, fase-fase waktu Jurnal juga membutuhkan perlakuan khusus seperti kasus penjurnalan pada saat penyesuaian maupun saat penutupan buku, yang semua itu jelas membutuhkan kecekatan dan ketelitian personal yang mengerjakannya. Dalam akuntansi jurnal sangatlah fundamental karena jurnal merupakan catatan harian terhadap kejadian transaksi yang terjadi setiap hari dan digunakan setiap hari pula . Dalam pembahasan meteri tulisan ini disebabkan terbatasnya ruang penyampaian materi dan terlalu luasnya materi pembahasan mengenai jurnal maka penulis hanya akan mengupas mengenai konsep dasar penjurnalan, refrensi dan pengerjaanya di jurnal umum serta posting ke buku besar yang diharapkan bisa dijadikan acuan bagi pembelajar akuntansi pemula dalam memahami jurnal.

II PEMBAHASAN

A. Panduan dasar Menjurnal

Dalam penjurnalan dan pemasukannya ke buku besar akan dikenal mekanisme debet kredit, oleh sebab itu Memahami aturan main debet-kredit menjadi poin penting tersendiri guna memahami jurnal, umumnya istilah debet yang berkembang dimasyarakat kita dipahami sebagai pemasukan, pendapatan, sedang kredit dipahami identik dengan utang, pengeluaran, atau pengurangan, hal ini semua kemungkinan disebabkan karena umumnya orang hanya familiar dengan rekening kas saja sehingga debit identik memang dengan penambahan, karena penambahan uang kas dicatat diposisi debit atau hanya mengenal rekening utang saja yang memang identik dengan kredit, karena penambahan utang ada di posisi kredit. Jika konsep pengertian seperti yang dipahami maka akan kacaulah konsep pembukuan yang di buat karena tidak mengacu pada persamaan dasar akuntansi yang menjadi acuan aturan main debet-kredit. Kalau begitu mulai saat ini cukuplah untuk pembelajar akuntansi pemula untuk memahami bahwa debet adalah sisi sebelah kiri sedang kredit sisi sebelah kanan yang harus ada keseimbangan jumlah keduanya. Berikut ini merupakan pola rumus persamaan dasar akuntansi yang menjadi acuan mengenai konsep debet-kredit.

Debet = Kredit

Aktiva= Utang + modal

Analisa rumus diatas bahwa penambahan nilai aktiva disisi debet sedangkan utang & modal bertambah disisi kredit.

Rumus diatas dapat dikembangkan menjadi:

Debet = Kredit

Aktiva= Utang + modal + pendapatan – biaya

Analisa rumus: Pendapatan menambah nilai modal dan biaya mengurangi nilai modal maka sifat penambahan rekening pendapatan sama seperti pada rekening modal sedang rekening biaya mengurangi nilai rekening modal maka sifat penambahan biaya berbanding terbalik dengan penambahan modal, jika modal bertambah di kredit maka biaya bertambah di debet, sehingga rumus tersebut dapat di kembangkan menjadi

Aktiva + biaya = Utang + modal + Pendapatan

Kesimpulan bahwa sifat penambahan rekening aktiva dan biaya ialah sama-sama didebet sedang utang, modal dan pendapatan sama-sama dikredit. Maka bisa dibayangkan rancunya pemahaman akuntansi yang memahami debet identik dengan pemasukan, pendapatan dan kredit hanya identik dengan utang, pengurangan, pengeluaran atau biaya karena fakta analisa rumus diatas justru berbicara sebaliknya pendapatan bertambah disisi kredit dan biaya bertambah disisi debet.

Berdasar rumus diatas menimbulkan ketentuan sebagai berikut:

1. Setiap transaksi mempunyai unsur debet dan unsur kredit secara bersamaan
2. jumlah debet dan kredit haruslah sama
3. Tentukan rekening apa saja yang terlibat, bertambah atau berkurangkah rekening tersebut dan kemudian dilihat aturan main debet dan kreditnya
4. Aturan main debet dan kredit

Pendebetan dilakukan bila:	Pengkreditan dilakukan bila:
- aktiva bertambah - Utang berkurang - Modal berkurang - Biaya bertambah - Pendapatan berkurang	- Aktiva berkurang - Utang bertambah - Modal bertambah - Biaya berkurang - Pendapatan bertambah

Setelah kita memahami aturan main debet-kredit secara benar maka mulailah kita kembali ke permasalahan intinya yakni jurnal. Hal-hal yang perlu diketahui dalam penjurnalan antara lain:

1. Fungsi jurnal

Jurnal mempunyai fungsi:

a.Fungsi Pencatatan semua transaksi yang terjadi berdasarkan bukti dokumen yang ada harus dicatat.

b.Fungsi Historis, transaksi yang terjadi harus dicatat sesuai urutan waktu (kronologis).

c.Fungsi Analisa, setiap transaksi yang dicatat dalam jurnal harus merupakan hasil analisa dari bukti-

bukti transaksi hingga jelas letak debet/kredit perkiraan beserta jumlahnya.

d.Fungsi Instruktif, pencatatan dalam jurnal merupakan instruksi atau perintah untuk melakukan

posting atau memindahkan debet/kredit ke dalam buku besar.

e.Fungsi Informatif, jurnal dapat memberikan informasi/pemberitahuan mengenai transaksi yang terjadi.

2. Bentuk jurnal:

a. Single jurnal Entry (jurnal satu lawan satu)

jurnal perkiraannya satu didebet dan perkiraan tandingannya satu dikredit. Contoh: Ibu Salmah mendirikan sebuah perusahaan dengan setoran modal uang tunai sebesar Rp 10.000.000,- Maka jurnalnya:

-Kas                             Rp 10.000.000

Modal Salmah                                Rp 10.000.000,-

b. Compound jurnal (jurnal gabungan)

Yakni, jurnal yang perkiraanya didebet atau dikreditnya lebih dari satu perkiraan atau perkiraan didebet atau dikreditnya sama-sama lebih dari Satu. Contoh : Perusahaan membeli perlengkapan kantor seharga Rp 2.000.000,- , perusahaan melakukan pembayaran tunai sebesar Rp 5.000.000,- dan sisanya dilakukan secara kredit. Maka jurnalnya:

Perlengkapan kantor    Rp 2000.000

Kas                                         Rp 500.000

Utang Usaha                       Rp 1.500.000

B. Refrensi pencatatan pada jurnal Umum dari transaksi harian

Untuk memudahkan dalam menjurnal, perlu diperhatikan penganalisaan atas transaksi yang terjadi, memindahkan data transaksi dari dokumen transaksi kedalam bentuk jurnal terkadang menimbulkan sedikit masalah bagi yang belum terbiasa dengan penjurnalan, namun penjurnalan yang umumnya terjadi dari berbagai kejadian transaksi sebenarnya memiliki pola bentuk yang kurang lebih hampir sama walau berbeda kasus transaksinya. Berikut ini merupakan refrensi penjurnalan dari berbagai kejadian transaksi yang biasa terjadi di jurnal umum untuk transaksi harian

1. Mencatat Penerimaan uang secara tunai bersumber dari pendapatan.

Contoh nya

- Kas                                        Rp XXX

Pendapatan Sewa                         Rp XXX

- Kas                                          Rp XXX

Pendapatan Komisi                      Rp XXX

-Kas                                             Rp XXX

Pendapatan Jasa                            Rp XXX

Keterangan : Mencatat kas sebelah debet dan pendapatan sebelah kreditnya, jadi jika kita dapati kasus transaksi pendapatan tunai maka sebelah debet haruslah rekening kas dan sebelah kreditnya ialah rekening dari sumber pendapatan tersebut.

2. Pengakuan pendapatan atas transaksi yang terjadi secara kredit (piutang)

- Piutang Usaha                            Rp XXX

Pendapatan jasa                      Rp XXX

- Piutang Komisi                               Rp XXX

Pendapatan Komisi                           Rp XXX

- Piutang Dagang                Rp XXX

Penjualan                     Rp XXX

Keterangan: mencatat Piutang sebelah debet dan sumber pendapatannya sebelah kredit, pada perusahaan dagang sebutan untuk pendapatanya lebih lazim sebagai penjualan. Refrensi jurnal tersebut diatas berlaku untuk pola transaksi pengakuan piutang atau pendapatan/penjualan kredit, untuk kasus transaksi lainnya hanya tinggal disesuaikan saja transaksinya untuk pengakuan piutang apa dan untuk sumber pendapatan apa.

3. Pengeluaran yang bersifat sebagai biaya yang dibayarkan tunai

Biaya Sewa Gedung        Rp XXX

Kas                                     Rp XXX

Biaya Sewa kantor            Rp XXX

Kas                                      Rp XXX

Keterangan: Mencatat biaya pembayaran sebelah debet dan kas di kredit, untuk kasus transaksi lain dari pembayaran biaya secara tunai, hanya tinggal disesuaikan jenis biaya pembayarannya.

4. Pengeluaran yang bersifat sebagai pembelian dibayarkan kas

a). Pembelian barang dagangan

Metode Fisik

Pembelian         Rp XXX

Kas                 Rp XXX

Metode Perpetual

Persediaan Barang Dagangan   Rp XXX

Kas                                        Rp XXX

Keterangan: Jika pembelian tersebut masuk kategori pembelian barang dagangan, apapun yang dibeli maka rekening yang digunakan sebagai pendebetannya adalah rekening pembelian atau rekening persediaan barang dagangan, status barang yang dibeli akan menentukan proses penjurnalan misal beli mobil, komputer, TV, radio dan apapun jika itu barang dagangan maka rekening debetnya adalah pembelian jika dengan metode fisik atau rekening persediaan barang dagang jika menggunakan metode perpetual. Jika pembelian tersebut belum dibayarkan maka yang dikredit adalah utang dan bukan kas dan hal ini berlaku umum untuk transaksi apapun yang telah diakui dan dicatat namun belum dibayarkan.

b). Pembelian bukan barang dagangan

Kendaraan          Rp XXX

Kas                     Rp XXX

Perlengkapan    Rp XXX

Kas                  Rp XXX

Keterangan :

Jika pembelian tersebut masuk kategori pembelian bukan barang dagangan . Maka rekening yang digunakan sebagai pendebetannya adalah nama rekening dari objek yang dibeli atau nama judul rekening yang dianggap menampung kategori yang sama dari barang-barang yang dibeli, misal diatas membeli perlengkapan padahal yang dibeli bisa alat tulis, bisa kemoceng, folder/ordner atau apapun yang dianggap masuk ke dalam kategori perlengkapan untuk kerja.

5. Penjualan barang dagangan

Metode Fisik

Kas                             Rp XXX

Penjualan                     Rp XXX

Metode Perpetual

Kas                         Rp XXX

Penjualan                  Rp XXX

HPP                                             Rp XXX

Persd. barang dagangan                    Rp XXX

Keterangan: Untuk jurnal penjualan barang dagangan metode perpetual selain menggunakan jurnal penjualan tunai, juga harus menyertakan jurnal pemutasian nilai saldo rekening barang dagangan kedalam rekening HPP, karena selama periode berjalan dalam metode perpetual selalu mengikuti mutasi saldo rekening barang dagang baik saat stok masuk maupun stok keluar sehingga informasi stok persediaan selalu uptudate dan tak perlu lagi dibuatkan penyesuaian nilai saldo pesediaan pada akhir tahun. Lain hal dengan metode fisik karena saat pembelian bukan dicatat sebagai penambahan rekening persediaan barng dagang dan saat penjualan juga tidak dicatat sebagai pengurangan nilai saldo rekening persediaan barang dagang, dampaknya selama periode berjalan nilai saldo pada rekening persediaan barang dagang masih merupakan informasi stok awal yang tidak sesuai dengan nilai jumlah stok yang sesungguhnya sehingga pada akhir tahun memerlukan penyesuian nilai saldo rekeningnya dengan nilai jumlah stok saat itu.

6. Pencatatan penerimaan pelunasan piutang

Kas                 Rp XXX

Piutang Usaha           Rp XXX

Kas                 Rp XXX

Piutang Dagang         Rp XXX

Kas                                 Rp XXX

Potongan Penjualan Rp XXX

Piutang Dagang            Rp XXX

Keterangan: Pelunasan piutang artinya kita terima uang dari hasil penagihan utang pihak lain kepada kita, untuk transaksi ini kas di debet dan piutang sebelah kredit, terdapat pula pada contoh diatas jurnal pelunasan piutang disertai potongan penjualan pada sebelah debet untuk menunjukan berkurangnya nilai uang kas yang kita terima dari penagihan piutang yang seharusnya karena suatu alasan atau perjanjian sebelumnya .

7. Pencatatan pelunasan pembayaran utang

Utang Usaha                Rp XXX

Kas                          Rp XXX

Utang Dagang             Rp XXX

Kas                             Rp XXX

Utang Dagang                               Rp XXX

Potongan  Pembelian                   Rp XXX

Kas                                                       Rp XXX

Keterangan: Pelunasan utang artinya kita membayar utang kepada pihak lain, untuk transaksi ini kas dikredit sedang yang didebet ialah nama rekening utang yang akan kita bayarkan. Terdapat pula pada contoh diatas jurnal pembayaran utang disertai potongan pembelian pada sebelah kredit untuk menunjukan berkurangnya nilai uang kas yang harus dibayar karena suatu alasan atau perjanjian sebelumnya.

8. Pencatatan penambahan utang

Kas                       Rp XXX

Utang Bank                  Rp XXX

Peralatan                  Rp XXX

Utang Usaha                Rp XXX

Biaya Gaji                 Rp XXX

Utang Gaji                   Rp XXX

Keterangan: Untuk pencatatan transaksi penambahan utang maka yang mesti di kredit ialah nama rekening utang yang mengalami penambahan, sedang sebelah debitnya ialah sesuatu yang diutangi, dapat berupa uang (kas), pembelian sesuatu barang-barang maupun pembayaran yang ditangguhkan, misal contoh diatas kasus biaya gaji belum dibayar (namun ini biasa terjadi akhir tahun saat dibuat jurnal penyesuaian guna kepentingan tutup buku)

9 .Pencatatan penambahan modal

Kendaraan              Rp XXX

Modal                     Rp XXX

Kas                    Rp XXX

Modal                    Rp XXX

Keterangan: Pencatatan penambahan rekening modal dibuat dengan mengkredit rekening tersebut dan mendebet bentuk/macam modal yang mengalami penambahan. Penambahan modal bisa berupa uang atau barang / asset lainnya seperti gedung, perlengkapan, peralatan dan sebagainya

10. pencatatan pengambilan prive

Prive         Rp XXX

Kas                 Rp XXX

Prive             Rp XXX

Perlengkapan             Rp XXX

Prive                  Rp XXX

Kendaraan         Rp XXX

Keterangan: Pencatatan penambahan rekening prive dibuat dengan mendebet rekening tersebut dan mengkredit bentuk / macam asset atau aktiva yang diambil untuk kepentingan pribadi pemilik . Pengambilan prive dari asset tidak mesti hanya berupa uang, maksud pengambilan prive disini cakupannya pemilik juga dapat mengambil asset lainnya seperti gedung, peralatan dan lain-lain untuk kepentingan pribadi pemilik dari perusahaan selama tidak menggangu keseimbangan uang dan modal perusahaan.

Pengambilan prive bisa berupa uang atau asset lain

Jurnal koreksi

Ialah ayat jurnal yang dibuat untuk mengoreksi ayat jurnal lain yang dibuat sebelumnya. Sedangkan kesalahan catat yang sering terjadi ialah

1. Kesalahan dalam mencatat nama perkiraan dari transaksi yang sebenarnya
2. Kesalahan dalam memasukan jumlah nilai rupiah dari transaksi yang sebenarnya.

Dasar digunakannya jurnal koreksi ialah karena upaya pembetulan, pengoreksian atas jurnal yang salah dengan jalan menghapus nama perkiraan tersebut dan jumlahnya dengan penghapus ataupun dengan tip-ex tidak sesuai dengan prosedur akuntansi yang lazim. Maka untuk memperbaikinya adalah dengan dibuat jurnal koreksi.

Contoh Terjadi salah catat transaksi penjualan dicatat sebagai penjualan

Kas                                          Rp 1000.000

Pendapatan Komisi                      Rp 1000.000

Cara mengkoreksinya ialah pertama membalik ayat jurnal yang telah salah dibuat tersebut

Pendapatan Komisi           Rp1000.000

Kas                               Rp 1000.000

Kemudian membuat ayat jurnal yang benar

Kas                        Rp 1000.000

Penjualan                                  Rp 1000.000

Atau ayat jurnal koreksi diatas dapat digabung sehingga jurnalnya

Pendapatan Komisi                   Rp 1000.000

Penjualan                                   Rp 1000.000

Sedang untuk kesalahan lainnya seperti kesalahan memasukan jumlah terlalu kecil dari jumlah seharusnya. Misalkan biaya gaji sebesar Rp.2500.000 namun di catat Rp 2.000.000

Biaya Gaji        Rp 2000.000

Kas                                     Rp 2000.000

Maka jurnal koreksinya dengan menambah jumlah yang kurang

Biaya Gaji        Rp 500.000

Kas                             Rp 500.000

Demikian pula jika pencatatannya kebesaran misal pembayaran biaya iklan sebesar Rp 600.000 namun dicatat sebesar Rp 900.000

Biaya Iklan       Rp 900.000

Kas                         Rp 900.000

Maka jurnal koreksinya dengan mengurangi jumlah yang kelebihan tersebut

Kas                          Rp 300.000

Biaya Iklan                             Rp 300.000

C. Bekerja dengan formulir jurnal Umum

Setelah kita mengupas refrensi penjurnalan untuk berbagai kasus transaksi yang sering terjadi sehari-hari dalam kegiatan akuntansi maka saatnya lah kini kita mengulas pula formulir jurnal umum yang merupakan tempat atau wadah yang sebenarnya dari proses pencatatan transaksi dalam format pencatatan jurnal. Formulir Jurnal Umum ialah suatu wadah jurnal untuk mencatat berbagai transaksi yang terjadi setiap hari.

Gambar Bentuk Formulir jurnal umum

read more..

ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI DAN PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI

A. Pengantar
Banyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik, perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluarga dan lain sebagainya. Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, yaitu sebagai suatu lembaga atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagang, perkumpulan olah raga dan lain sebagainya, lainnya sebagai proses pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan yang efektif.
Dalam bab ini akan dibahas mengenai organisasi, wewenang delegasi, koordinasi dan tentang manajemen, serta penyusunan personalia.

B. Definisi Organisasi (Organization)
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.
James D. Mooney mengatakan “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersana, “ sedang Chester I. Bernard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.
Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
1. Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :
1. Adanya tujuan bersama
2. Adanya kerjasama dua orang atau lebih
3. Adanya pembagian tugas
4. Adanya kehendak untuk bekerja sama

C. Struktur Organisasi
Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.
Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :
1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.
2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.
3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.
4. Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.
Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
1. Spesialisasi kegiatan
2. Koordinasi kegiatan
3. Standarisasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja

D. Bentuk-bentuk Organisasi
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.
Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :

1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Bentuk Piramidal
2. Bentuk Vertikal
3. Bentuk Horisontal
4. Bentuk Melingkar

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :
1. Organisasi Garis
Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
Kebaikannya :
a. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.
b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.
c. Proses pengambilan keputusan cepat.
d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.
Rasa solidaritas tinggi.

Kelemahannya :
a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
b. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
2. Organisasi Garis dan Staf
Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.
Kebaikannya :
a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.
b. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.
c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi.
d. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
e. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.
f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.
g. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.
Kelemahannya :
a. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.
b. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
c. Kesatuan komando berkurang.


d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.
3. Organisasi Fungsional
Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.
Kebaikannya :
a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.
b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.
c. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.
Kelemahannya :
a. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
b. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
c. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.
4. Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.
Kebaikannya :
a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.
b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.
Kelemahannya :
a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.
b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.
c. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

E. Organisasi Formal dan Informal
Ragam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi formal, organisasi informal, organisasi tunggal, organisasi jamak, organisasi daerah, organisasi regional, organisasi negara, organisasi internasional dan lain sebagainya. Ada beberapa saja yang akan dibahas di sini, yaitu :
Organisasi Statis :
Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan.
Organisasi Dinamis :
Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab.
Organisasi Formal :
Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional.
Organisasi Informal :
Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.

F. Departementasi (Departementation)
Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Macam bentuk departementasi yaitu :
1. Departementasi Fungsional
Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Kebaikannya :
a. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
b. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
c. Memusatkan keahlian organisasi
d. Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.
Kelemahannya :
a. Menciptakan konflik antar fungsi
b. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
c. Umpan balik yang lambat
d. Memusatkan pada kepentingan tugasnya
e. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

2. Departemen Devisional
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
a. Struktur organisasi divisional atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.
b. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.
Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.
c. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan
Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan.

G. Koordinasi (Coordination)
Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.
1. Pedoman Koordinasi :
a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.
b. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.
c. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.
d. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.
2. Kebaikan dan Habatan Koordinasi yang Efektif
Kebaikan :
a. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.
b. Tiap bagian akan memperoleh infor-masi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan tahu peranan-nya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar ter-hadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian.
c. Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.
Kelemahan :
a. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.
b. Perbedaan dalam orientasi waktu
c. Perbedaan orientasi antar pribadi
d. Perbedaan dalam formalitas struktur
3. Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif
a. Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.
b. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :
1) Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.
2) Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa hubungan lateral :
- Hubungan langsung
- Hubungan kelompok langsung
- Hubungan silang

H. Rentang Manajemen (Span of Control)
Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervition.
Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat. Pertama rentang manejemen mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dan bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit tentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingaktan manajemen semakin sedikit.

I. Wewenang ( Authority )
Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan. Wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi.
Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melalukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai T. Hani Handoko membagi wewenang dalam dua sumber, yaitu teori formal ( pandangan klasik ) dan teori penerimaan. Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain. Wewenang ini berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat. Berdasarkan teori penerimaan ( acceptance theory of authority ) wewenang timbul hanya bila hal diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan dan ini tidak tergantung pada penerima ( reciver ).
Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi :
1. Memahami kominikasi tersebut
2. Tidak menyimpang dari tujuan organisasi
3. tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi
4. mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya.
Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adannya.
1. Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :
a. Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
b. Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :
1. Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
2. Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,
3. Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
4. Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
5. Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
6. Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.
3. Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.

J. Lini Dan Staf
Staf tugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau organisasi.
Tugas yang dilakukan oleh ini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau perusahaan. Dalam pengetatan yang harus dibuat oleh organisasi dalam saat yang kritis ditentukan oleh pilihan terhadap departemen lini atau staff ini tergantung dari situasi yang dihadapi.
Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya. Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :
1. Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja
2. Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian yang ramah.
3. Punya semangat kerja sama yang ramah
4. Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.
5. Kesederhanaan
6. Kemauan baik dan optimis
Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi struktur orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas.
Wewenang lini ( Lini Authority )
Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

Wewenang Staf ( Staff authority )
Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi pada personalia lini.
Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk yaitu:
1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan
2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk
3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.
4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.

K. Sentralisasi Dan Desentralisasi
Sentralisasi berarti ada pemutusan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas, sedangkan desentralisasi berhubungan dengan sampai dimana manajer melimpahkan wewenangnya kepada bawahan, apakah hanya sampai kepala bagian, kepala devisi atau kepala cabang dan lain sebagainya.
Ternyata dengan desentralisasi tugas dan wewenang semua kegiatan dimonitor secara cepat dan tepat. Ada faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi yaitu :
1. Filsafat manajemen
2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi
3. Startegi dan lingkungan organisasi
4. Penyebaran geografis organisasi
5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif
6. Keanekaragaman produk dan jasa
7. Karakteristik organisasi lainnya.
8. Kualitas manajer

L. Penyusunan Personalia ( Staffing )
Proses Penyusunan Personalia
Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan, yaitu lingkungan eksternal yaitu semua faktor diluar organisasi yang secara langsung dan tidak langsung mempengaruhi organisasi dan lingkungan internal yaitu semua factor di dalam organisasi.
Proses penyusunan personalia terdiri atas :
1. Perencanaan sumber daya manusia
2. Penarikan tenaga kerja
3. Penyeleksian tenaga kerja
4. Pengenalan dan orientasi organisasi
5. Latihan dan pengembangan karyawan
6. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan
8. Perencanaan dan pengembangan karier.

                                                          by : Feri angriawan 

                                                                 STIEP 2010

read more..